Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Mit dem Start der CompliDesk-Plattform in Deutschland sind Kundenunternehmen Verantwortliche für die personenbezogenen Daten ihrer Mandanten bzw. Kunden, und CompliDesk ist ihr Auftragsverarbeiter. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Diese Seite fasst die AVV-Bedingungen zusammen, damit Sie sie vor der Registrierung bewerten können. Der vollständige, unterzeichenbare AVV wird bei der Kontoerstellung vorgelegt und ist vorab per E-Mail an admin@complidesk.com.au erhältlich.

- Ihr Unternehmen: Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten Ihrer Mandanten/Kunden, die Sie in CompliDesk verarbeiten (Ausweisdaten, Prüfergebnisse, Risikoanalysen, Meldungen). - CompliDesk (Kainos Consultants Australia Pty Ltd, trading as CompliDesk): Auftragsverarbeiter, der ausschließlich auf Ihre dokumentierte Weisung handelt. - Für Website-Daten (Warteliste, Demo-Anfragen) ist CompliDesk selbst Verantwortlicher — siehe Datenschutzerklärung.

Die Verarbeitung umfasst das Hosten, Speichern, Abrufen, Analysieren und Löschen von Mandanten-/Kundendaten, soweit dies für die Compliance-Funktionen der Plattform erforderlich ist (Sorgfaltspflichten, Identitätsprüfung, Screening, Risikoanalyse, Meldungen, Aufbewahrung) — für die Dauer Ihres Abonnements zuzüglich der vereinbarten Löschfrist.

Betroffene Personen: Ihre Mandanten/Kunden sowie deren wirtschaftlich Berechtigte, Geschäftsführer und Vertreter. Datenkategorien: Identifizierungsdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Ausweisdaten), Prüf- und Screening-Ergebnisse, Risikoanalysen, von Ihnen erfasster Transaktionskontext und hochgeladene Dokumente. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sollten nicht in Freitextfeldern gespeichert werden.

Der AVV verpflichtet CompliDesk auf die Anforderungen des Art. 28 Abs. 3 DSGVO, insbesondere: - Verarbeitung nur auf Ihre dokumentierte Weisung - Vertraulichkeitsverpflichtung aller zur Verarbeitung befugten Personen - Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (siehe Seite „Sicherheit“) - Einsatz von Unterauftragsverarbeitern nur unter gleichwertigen Pflichten, mit gepflegter öffentlicher Liste und Vorab-Information über Änderungen - Unterstützung bei Betroffenenrechten und bei Ihren Pflichten aus Art. 32–36 DSGVO - Unverzügliche Benachrichtigung bei einer Verletzung des Schutzes Ihrer Daten - Löschung oder Rückgabe aller personenbezogenen Daten am Ende des Auftrags, nach Ihrer Wahl - Nachweis der Einhaltung und Ermöglichung von Überprüfungen (Audits)

Die für den Betrieb der Plattform eingesetzten Unterauftragsverarbeiter (Supabase — Datenbank in der EU-Region; Vercel — Hosting; Stripe — Zahlungen; Resend — E-Mail; Didit — Identitätsprüfung; Anthropic — KI-gestützte Screening-Analyse; Zoho — CRM) werden mit ihren Rollen auf der Seite „Sicherheit“ geführt; diese dient als gepflegte öffentliche Liste.

Plattformdaten deutscher Kunden werden in der EU gehostet (AWS eu-west-1, Dublin). Soweit der Zugriff eines Unterauftragsverarbeiters oder von CompliDesk-Personal eine Übermittlung außerhalb der EU/des EWR darstellt, wendet der AVV geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO an, einschließlich EU-Standardvertragsklauseln.

Die Plattform ist darauf ausgelegt, Sie bei Betroffenenrechten und der geldwäscherechtlichen Aufbewahrungspflicht zu unterstützen: Unterlagen werden für die vorgeschriebene Frist von fünf Jahren aufbewahrt und anschließend gelöscht — Aufbewahrung und Löschung sind im Produkt angelegt statt manueller Pflege überlassen.

Den aktuellen vollständigen AVV-Text erhalten Sie per E-Mail an admin@complidesk.com.au. Er wird außerdem bei der Registrierung zur Annahme vorgelegt, sobald die Plattform startet; diese Seite wird dann aktualisiert.