Wenn die Aufsicht prüft, prüft sie Akten. Die Frage ist immer dieselbe: Können Sie für diesen Mandanten oder Kunden zeigen, wer er ist, wem das Unternehmen gehört, wogegen gescreent wurde, wie das Risiko bewertet wurde — und wann das alles passiert ist?

Diese Checkliste beschreibt die Akte, die diese Fragen beantwortet. Sie gilt heute unter dem GwG und trägt durch die Umstellung auf die AMLR am 10. Juli 2027.

Schritt für Schritt

Identifizierung der natürlichen Person

Name, Geburtsdatum, Anschrift und die Ausweisdaten — verifiziert gegen ein zuverlässiges Dokument oder eine eIDAS-anerkannte elektronische Identifizierung, VOR Beginn der Geschäftsbeziehung. Die gemailte Ausweiskopie ohne Verifizierung ist keine Identifizierung.

KYB: die Gesellschaft dahinter

Bei Gesellschaftsmandanten: Existenz und Angaben gegen das Handelsregister abgleichen, Vertretungsverhältnisse festhalten — und den Vertreter selbst identifizieren.

Wirtschaftlich Berechtigte ermitteln und belegen

Beteiligungskette dokumentieren (heute „mehr als 25 %“, ab 2027 „25 % oder mehr“), jeden wirtschaftlich Berechtigten als Person erfassen, Transparenzregister-Auszug einholen, Abgleich dokumentieren — und eine etwaige Unstimmigkeitsmeldung (§ 23a GwG) protokollieren.

Screening mit Ergebnisprotokoll

Sanktions- (EU-konsolidierte Liste, UN) und PEP-Screening für Mandant und wirtschaftlich Berechtigte — mit Datum, Trefferbewertung und Entscheidung. „Kein Treffer“ ist auch ein Ergebnis und gehört in die Akte.

Risikoeinstufung mit Begründung

Die dokumentierte Einstufung (niedrig/mittel/hoch) samt Begründung — und die Konsequenz: normale, vereinfachte oder verstärkte Sorgfaltspflichten, Überwachungstakt, Wiedervorlage.

Zweck und Art der Geschäftsbeziehung

Kurz festhalten, worum es im Mandat bzw. in der Geschäftsbeziehung geht — die Basis, an der die laufende Überwachung Abweichungen erkennt.

Laufende Überwachung dokumentieren

Aktualisierungen, wiederholte Screenings, Anlass-Prüfungen bei Änderungen — jede mit Datum. Eine Akte, die nach dem Onboarding einschläft, ist eine halbe Akte.

Fünf Jahre aufbewahren, dann löschen

Alle Unterlagen fünf Jahre aufbewahren (§ 8 GwG; die AMLR sieht ebenfalls fünf Jahre vor) — und danach löschen. Aufbewahrung UND Löschung sind Teil der Pflicht.

Ein Ort statt drei Systeme

Die häufigste Schwäche ist nicht fehlende Arbeit, sondern verstreute Nachweise: Ausweis im E-Mail-Postfach, Screening im PDF-Ordner, Einstufung im Kopf. Prüfungsfest heißt: alles an der Akte.

Bestandsmandate

Ab dem 10. Juli 2027 dürfen Bestandskunden über bis zu fünf Jahre auf das neue Regelwerk nachgezogen werden — Hochrisiko-Mandate müssen spätestens nach einem Jahr aktualisiert sein (Art. 26 Abs. 2 AMLR). Die Checkliste oben ist dafür die Zielvorgabe.

Weiterführend

KYC- & KYB-Prüfung Prüfpfad & Aufbewahrung AMLR-Checkliste (PDF)

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Dieser Leitfaden informiert allgemein über EU- und deutsche Geldwäschepflichten. Regulatorische Details entwickeln sich bis 2027 weiter — prüfen Sie Primärquellen (EUR-Lex, AMLA und Ihre zuständige Aufsichtsbehörde) und holen Sie qualifizierten Rat ein, bevor Sie handeln.

Die prüfungsfeste Sorgfaltspflicht-Akte: Was in jede Mandantenakte gehört