Die Sorgfaltspflicht-Akte entsteht nicht bei der Prüfung — sie entsteht beim Onboarding. Wer die ersten 48 Stunden eines Mandats richtig strukturiert, hat die GwG-Compliance zu achtzig Prozent erledigt.
Die Checkliste
1. Einordnung: Löst dieses Mandat die Sorgfaltspflichten aus? Bei Steuerberatern immer, bei Rechtsanwälten nur im Kataloggeschäft, bei Händlern an den Schwellen. Die Entscheidung kurz dokumentieren.
2. Identifizierung der natürlichen Person: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Ausweisdaten — verifiziert gegen ein zuverlässiges Dokument oder eIDAS-anerkannt digital, vor Beginn der Geschäftsbeziehung.
3. KYB bei Gesellschaften: Existenz und Angaben gegen das Handelsregister abgleichen, Vertretungsverhältnisse festhalten, den Vertreter identifizieren.
4. Wirtschaftlich Berechtigte: Beteiligungskette dokumentieren — heute „mehr als 25 %", ab 2027 „25 % oder mehr" —, Transparenzregister-Auszug einholen, Abgleich festhalten, bei Abweichung Unstimmigkeitsmeldung.
5. Screening: Sanktionslisten (EU, UN) und PEP-Datenbanken für alle Beteiligten — mit dokumentierter Trefferbewertung. Siehe Sanktionsscreening und PEP-Screening.
6. Risikoeinstufung: niedrig/mittel/hoch, mit Begründung — daraus folgt der Sorgfaltsmaßstab und der Überwachungstakt.
7. Zweck der Geschäftsbeziehung: zwei Sätze genügen — sie sind der Maßstab, an dem die laufende Überwachung später Abweichungen erkennt.
8. Akte schließen: Alle Nachweise an einem Ort, mit Zeitstempel — fünf Jahre aufbewahrt, danach gelöscht.
Der Unterschied zwischen Liste und System
Eine Checkliste auf Papier hilft — bis der dritte Mitarbeiter sie anders versteht als der erste. Ein System führt jeden durch dieselben Schritte und dokumentiert automatisch. Die ausführliche Version dieser Liste: Leitfaden zur CDD-Akte.
CompliDesk macht aus der Checkliste einen geführten Onboarding-Workflow — für jedes Mandat, jedes Mal gleich. Kostenloser Frühzugang.
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Dieser Artikel informiert allgemein über EU- und deutsche Geldwäschepflichten. Er ist keine Rechts-, Steuer- oder Compliance-Beratung. Regulatorische Details entwickeln sich bis 2027 weiter — prüfen Sie Primärquellen (EUR-Lex, AMLA und Ihre zuständige Aufsichtsbehörde) und holen Sie qualifizierten Rat ein, bevor Sie handeln.